Những điều cần biết về ngành văn thư hành chính Tại Học viện Giáo dục I Learning

Văn Thư Hành Chính là một bộ phận phụ trách các công việc của công ty như quản lý văn thư, tài sản trong công ty, tổng công ty, doanh nghiệp nhà nước và tư nhân…tiếp nhận thư từ, sắp xếp phòng họp, quản lý công tác lễ tân, đảm bảo tốt cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm…phân loại, tổng hợp, quản lý những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, văn bản, lập hồ sơ,…Được xem là một trong những công việc không có nhiều áp lực cho nên ngành Văn Thư Hành Chính trở thành một công việc lý tưởng của nhiều chị em phụ nữ. Tuy nhiên, thực tế công việc này có rất nhiều việc cần phải làm cũng như không hề nhàn nhã như mọi người vẫn nghĩ. Vậy mô tả công việc của nhân viên Văn Thư Hành Chính là gì? Học viện Giáo dục I Learning sẽ trả lời giúp bạn.

Định nghĩa văn thư hành chính

Văn Thư Hành Chính là một loại thủ tục trong hoạt động hành chính nhà nước, bao gồm toàn bộ công việc xây dựng văn bản trong hoạt động hành chính của cơ quan nhà nước và việc tổ chức quản lý, xử lý văn bản trong các cơ quan này.

Trong các công ty, doanh nghiệp, đặc biệt là các cơ quan nhà nước, Văn Thư Hành Chính là bộ phận phụ trách việc quản lý, lưu trữ văn thư đi và đến của đơn vị, tiếp nhận thư từ, xử lý hồ sơ giấy tờ cũng như thực hiện một số nhiệm vụ khác liên quan đến công tác hành chính trong đơn vị.

Cán bộ quản lý hành chính thực hiện các chức năng thuộc quyền hạn và trách nhiệm của mình trong bộ phận quản lý hành chính tùy theo đặc điểm và mô hình tổ chức của từng công ty. Họ là những nhân viên thực hiện các công việc hành chính văn phòng chung tùy theo trình tự công việc của từng đơn vị.

 

Đặc điểm của văn thư hành chính

Đặc điểm của Văn Thư Hành Chính là mang nặng tính kĩ thuật và nghiệp vụ hành chính, công việc này đòi hỏi phải tỉ mỉ, đúng thể thức và tuỳ thuộc vào từng loại công việc. Có vụ việc đòi hỏi không nhiều giấy tờ và được giải quyết nhanh chóng. Nhưng cũng có những công việc khi giải quyết đòi hỏi phải nhiều loại giấy tờ cần đăng kí, chứng nhận, công chứng nhà nước một cách thận trong.

MỤC TIÊU ĐÀO TẠO

Kiến thức

– Trình bày được vị trí, ý nghĩa, tác dụng và nội dung của công tác Văn Thư Hành Chính trong các cơ quan, tổ chức;

– Trình bày được các loại văn bản, thẩm quyền ban hành, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

– Giải thích được quy trình tổ chức quản lý văn bản đến, quy trình quản lý văn bản đi;

– Trình bày được phương pháp lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

– Trình bày được những quy định về quản lý, bảo quản và sử dụng con dấu;

– Ứng dụng được kiến thức tin học vào soạn thảo, xử lý văn bản; quản lý, chuyển giao văn bản và lập hồ sơ trong môi trường mạng;

– Xử lý được các tình huống phát sinh trong thực thi nhiệm vụ văn thư;

– Ngành văn thư hành chính giúp được Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính kiểm tra, hướng dẫn việc xác định hồ sơ và lập hồ sơ của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan;

– Giúp được Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư ở các đơn vị trực thuộc;

– Hướng dẫn được nghiệp vụ văn thư hành chính cho cán bộ có trình độ nghiệp vụ thấp hơn.

Kỹ năng

– Phát hiện được những văn bản ban hành thiếu hoặc sai thể thức.

– Vận dụng được phương pháp và kỹ thuật soạn thảo văn bản để soạn thảo một số văn bản về công tác văn thư.

– Thực hiện thành thạo các thao tác của văn bản đến bao gồm: tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số, ngày đến, đăng ký văn bản đến bằng máy vi tính và bằng sổ.

– Thực hiện thành thạo các thao tác của văn bản đi bao gồm: kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, đóng dấu văn bản, đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính và bằng sổ.

– Thực hiện thành thạo các bước làm thủ tục sao và ban hành bản sao văn bản.

– Xác định chính xác hồ sơ cần lập trong cơ quan, đơn vị.

– Lập tương đối thành thạo hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ nhân sự.

– Hướng dẫn được phương pháp lập hồ sơ văn thư hành chính.

– Làm thành thạo những thủ tục và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

– Có kinh nghiệm thành thạo các thao tác soạn thảo văn bản trên máy vi tính và quản lý văn bản đến, văn bản đi và lập hồ sơ trong môi trường mạng.

– Kỹ thuật đánh máy văn bản đạt tốc độ 100 đập/phút.

– Sử dụng thành thạo các thiết bị chuyên ngành văn thư hành chính.

– Viết bìa hồ sơ, bì văn bản, giấy giới thiệu, đăng ký văn bản đến, văn bản đi, chữ rõ ràng.

Nội dung chủ yếu của công tác văn thư

Nội dung chính của công việc Văn Thư Hành Chính bao gồm:

1) Xây dựng văn bản, soạn thảo văn bản, duyệt bản thảo, nhân bản, kí, ban hành văn bản;;

2) Tổ chức các hoạt động liên quan đến quản lý và xử lý văn bản, tổ chức quản lý và xử lý văn bản đến, thư đi và thư nội bộ, tổ chức lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

3) Tổ chức bảo quản và sử dụng con dấu.

+ Quản lý hồ sơ, giấy tờ

Tiếp nhận công văn, văn bản, giấy tờ đến và có thể xử lý nhanh các công việc thuộc lĩnh vực mình phụ trách. Phải lưu trữ dữ liệu, tài liệu của công ty

Tiếp nhận và quản lý các báo cáo về tình hình của nhân viên: ốm đau, hiếu hỉ, thai sản…

Tuân thủ nội quy, quy định, văn hóa doanh nghiệp để thiết lập và giám sát chế độ lương thưởng nhằm đảm bảo hiệu quả làm việc của nhân viên

In ấn các tài liệu cần thiết và theo yêu cầu của các bộ phận

Chấm công hàng tháng

Tính lương, thưởng hàng tháng và trình lên lãnh đạo duyệt

Chi trả lương cho nhân viên cùng bộ phận kế toán

+ Công tác lễ tân

Nghe điện, giao dịch với khách hàng; đón tiếp khách trước khi bắt đầu làm việc với lãnh đạo

Hỗ trợ tài liệu, nước, thiết bị … cần thiết cho các cuộc họp của công ty

Tổ chức các sự kiện vui chơi, hội thảo, họp … của công ty với khác hàng hoặc nội bộ

+ Công tác quản lý tài sản, thiết bị

Theo dõi các thiết bị, tài sản của công ty, có kế hoạch bảo trì với máy móc cố định theo tháng quý, có kế hoạch mua sắm các thiết bị bổ sung đảm bảo yêu cầu làm việc tốt nhất cho nhân viên

+ Quản lý hồ sơ nhân sự

Có kế hoạch tuyển dụng và tổ chức tuyển dụng, phân phối nhân sự cho các phòng ban, theo dõi nhân -sự thử việc và tổ chức ký kết hợp đồng lao động;

Theo dõi và có báo cáo thường xuyên cho lãnh đạo về tình hình nhân sư hàng tháng;

Cập nhật và đảm bảo hồ sơ nhân viên đầy đủ theo quy định của pháp luật.

+ Chính trị, đạo đức; Thể chất và quốc phòng:

– Chính trị, đạo đức:

+ Có nhận thức đúng về chủ nghĩa Mác – Lê nin, tư tưởng Hồ Chí Minh; Hiến pháp và Pháp luật của nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam;

+ Có lòng yêu nước, yêu chủ nghĩa xã hội, trung thành với sự nghiệp cách mạng của Đảng Cộng sản Việt Nam và lợi ích của đất nước;

+ Có đạo đức nghề nghiệp, yêu nghề;

+ Có ý thức tổ chức kỷ luật và tác phong công nghiệp, nghiêm túc, trung thực, cần kiệm, tỷ mỷ, chính xác;

+ Tuân thủ các quy định về bảo mật.

– Thể chất và quốc phòng:

+ Có đủ sức khoẻ để công tác lâu dài, sẵn sàng phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc;

+ Nắm được một số phương pháp luyện tập và đạt kỹ năng cơ bản một số môn thể dục thể thao;

+ Có kiến thức cơ bản về quốc phòng toàn dân, dân quân tự vệ theo quy định của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội ở trình độ cao đẳng nghề;

+ Có tinh thần cảnh giác cách mạng, sẵn sàng thực hiện Luật nghĩa vụ quân sự bảo vệ Tổ quốc.

CƠ HỘI NGHỀ NGHIỆP

Ngày nay, vị trí Văn Thư Hành Chính đã trở thành một phần không thể thiếu trong hầu hết các công ty, cơ quan chính phủ, các văn phòng luật pháp, trường học, bệnh viện…. Nhiệm vụ chủ yếu của nhân viên Văn Thư Hành Chính là xử lý và phân phối thông tin trong văn phòng. Điều này đòi hỏi họ cần am hiểu nhiều lĩnh vực hơn so với các công việc khác và không hề dễ dàng như mọi người tưởng.

Một số công việc thường ngày nhân viên Văn Thư Hành Chính làm:

– Quản lý các văn bản đi và nhận.

– Quản lý phần tài sản của công ty.

– Làm cả nhiệm vụ của lễ tân.

– Quản lý hồ sơ về nhân sự.

– Trực tiếp lên bảng lương, thưởng hàng tháng cho nhân viên.

– Được pháp sử dụng và quản lý con dấu để phân loại ra các văn thư.

– Đảm đương công việc tổ chức và sắp xếp tài liệu một cách khoa học và hiệu quả nhất.

– Hỗ trợ công ty khai thác, bảo quản và lưu trữ tài liệu một cách thận trọng nhất .

– Chuyên viên về văn thư hành chính.

– Làm cán bộ hành chính.

– Làm việc chánh văn phòng.

– Làm thư ký và trợ lý cho lãnh đạo.

Là một cán bộ trong ngành Văn Thư Hành Chính thì sẽ có cơ hội phát triển ở các ngành như:

– Từ chuyên viên lên làm chuyên viên chính văn thư.

– Từ một lưu trữ viên lên làm lưu trữ viên chính.

– Có thể phát triển thành cán bộ phụ trách ở văn phòng ở phòng hành chính hoặc bộ phận văn thư hành chính và lưu trữ của tại cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp về văn thư hành chính