Được xem là một trong những công việc không có nhiều áp lực cho nên ngành văn thư hành chính trở thành một công việc lý tưởng của nhiều chị em phụ nữ. Tuy nhiên, thực tế công việc này có rất nhiều việc cần phải làm cũng như không hề nhàn nhã như mọi người vẫn nghĩ. Vậy mô tả công việc của nhân viên hành chính văn phòng là gì? Học viện Giáo dục I Learning sẽ trả lời giúp bạn.

1. Định nghĩa văn thư hành chính

Văn bản hành chính là một loại thủ tục trong hoạt động hành chính nhà nước, bao gồm toàn bộ công việc xây dựng văn bản trong hoạt động hành chính của cơ quan nhà nước và việc tổ chức quản lý, xử lý văn bản trong các cơ quan này.

Trong các công ty, doanh nghiệp, đặc biệt là các cơ quan nhà nước, văn thư hành chính là bộ phận phụ trách việc quản lý, lưu trữ văn thư đi và đến của đơn vị, tiếp nhận thư từ, xử lý hồ sơ giấy tờ cũng như thực hiện một số nhiệm vụ khác liên quan đến công tác hành chính trong đơn vị.

Cán bộ quản lý hành chính thực hiện các chức năng thuộc quyền hạn và trách nhiệm của mình trong bộ phận quản lý hành chính tùy theo đặc điểm và mô hình tổ chức của từng công ty. Họ là những nhân viên thực hiện các công việc hành chính văn phòng chung tùy theo trình tự công việc của từng đơn vị.

2. Đặc điểm của văn thư hành chính

Đặc điểm của văn thư hành chính là mang nặng tính kĩ thuật và nghiệp vụ hành chính, công việc này đòi hỏi phải tỉ mỉ, đúng thể thức và tuỳ thuộc vào từng loại công việc. Có vụ việc đòi hỏi không nhiều giấy tờ và được giải quyết nhanh chóng. Nhưng cũng có những công việc khi giải quyết đòi hỏi phải nhiều loại giấy tờ cần đăng kí, chứng nhận, công chứng nhà nước một cách thận trong.

4. Nội dung chủ yếu của công tác văn thư

Nội dung chính của công việc hành chính bao gồm:

1) Xây dựng văn bản, soạn thảo văn bản, duyệt bản thảo, nhân bản, kí, ban hành văn bản;;

2) Tổ chức các hoạt động liên quan đến quản lý và xử lý văn bản, tổ chức quản lý và xử lý văn bản đến, thư đi và thư nội bộ, tổ chức lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

3) Tổ chức bảo quản và sử dụng con dấu.

+ Quản lý hồ sơ, giấy tờ

Tiếp nhận công văn, văn bản, giấy tờ đến và có thể xử lý nhanh các công việc thuộc lĩnh vực mình phụ trách. Phải lưu trữ dữ liệu, tài liệu của công ty

Tiếp nhận và quản lý các báo cáo về tình hình của nhân viên: ốm đau, hiếu hỉ, thai sản…

Tuân thủ nội quy, quy định, văn hóa doanh nghiệp để thiết lập và giám sát chế độ lương thưởng nhằm đảm bảo hiệu quả làm việc của nhân viên

In ấn các tài liệu cần thiết và theo yêu cầu của các bộ phận

 

+ Lên bảng lương, thưởng hàng tháng

Chấm công hàng tháng

Tính lương, thưởng hàng tháng và trình lên lãnh đạo duyệt

Chi trả lương cho nhân viên cùng bộ phận kế toán

+ Công tác lễ tân

Nghe điện, giao dịch với khách hàng; đón tiếp khách trước khi bắt đầu làm việc với lãnh đạo

Hỗ trợ tài liệu, nước, thiết bị … cần thiết cho các cuộc họp của công ty

Tổ chức các sự kiện vui chơi, hội thảo, họp … của công ty với khác hàng hoặc nội bộ

+ Công tác quản lý tài sản, thiết bị

Theo dõi các thiết bị, tài sản của công ty, có kế hoạch bảo trì với máy móc cố định theo tháng quý, có kế hoạch mua sắm các thiết bị bổ sung đảm bảo yêu cầu làm việc tốt nhất cho nhân viên

 

Câu hỏi thường gặp về văn thư hành chính